Pour la réception directe : procédure!! (comme pour beaucoup d'autres choses, mais dans ce cas particulier elle pourra plus te dire qu'elle sait pas faire, parce que tu marques même quand il faut taper "entrée")

quand je lis ça ça me dépasse
je pense que mettre les pieds dans le plat et avoir une bonne mise au point devient necessaire
bon courage



tu ne recrutes pas par hasard????

K113 j'aurai besoin d'une prépa d'ici un an

J'avais déjà fait une réunion et des entretiens lors de ma reprise, et chacune fait ce qu'elle m'avait demandé.
La prépa en question gère toutes les preps (enfin y'en a pas des masses non plus), c'est ce qu'elle a toujours fait et aimé faire et de ce côté rien à dire.
Quand j'étais assistante je l'entendais se plaindre que la titulaire "ne lui montrait pas comment faire les choses à l'ordi" alors j'ai tenté à plusieurs reprises de lui montrer (des trucs très compliqués ouhlàlà faire une e-réclamation ou sortir les fiches techniques de la coooper) mais hier encore j'ai trouvé la liste des fiches coooper à sortir, je lui avais demandé de le faire la semaine dernière mais "j'ai pas l'temps, et pis moi l'ordi il faut que je PRENNE mon temps sinon j'y arrive pô"

C'est vrai que là s'il lui faut la matinée pour sortir les 3 fiches techniques ça va pas le faire, surtout quand je vois qu'après 30 ans elle demande encore de l'aide pour une facture co, ne me dites pas que la manip sera de plus en plus rapide :-|

Je vais commencer par effectivement exiger que le direct soit réceptionné, procédons par étape ;-)

Il te faut des procédures accompagnées de fiches techniques (= résumé pratique des choses à faire). Sinon tu n'arriveras à rien ...

Message édité par : poussin_arverne / 19-02-2014 08:44

Il faut absolument que tu rédiges des procédures , ça me paraît indispensable. Avec ce doc, un enfant de 10 ans saurait faire les tâches demandées ;)
Et après, l'obliger à l'utiliser et faire ce qu'il faut. Certes au début, elle prendra le temps (en regardant la procédure point après point), mais par la suite ça viendra, y'a pas de raison.
Il faut la pousser un peu, quitte à gueuler un coup :D , sinon ça n'avancera jamais.

Tu as dans ces posts les solutions exactes à tesz problèmes classiques. A toi de jouer maintenant : tu as l'air suffisamment dynamique et intelligente pour y arriver. ;-)

C'est hallucinant!!! Je pense que si vous ne n'intervenez pas rapidement, la situation va se dégrader. Je ne pense pas que vous soyez en sous effectif et en plus vous êtes toujours présent.
Il faut être ferme, il me semble. Pour avoir travaillé avec un titulaire qui ne disait jamais rien, je sais que cela peut être un enfer pour les personnes motivées. Vous devez leur montrer qu'elles n'ont-t pas le choix.
Mon ancien patron n'osait tellement pas qu'elles ne le respectaient plus et qu'elles faisaient ce qu'elle voulaient en sachant qu'elles ne risquaient rien.
En plus pour celles qui sont un peu motivé, il n'y a rien de pire car on finit par baisser les bras.
Ce que je ne comprends pas, c'est pourquoi vous ne faites rien? quelqu'un qui ne fait pas son travail correctement doit avoir une mise en garde...
Bon courage

+1

Bon courage à toi, car ça va t'en demander beaucoup, pas facile de passer du statut de patronne gentille (trop) à celui de patronne exigeante, mais nous avons bien pu constater ici au travers de plusieurs de tes messages que cette prépa te pourrit la vie.Il faut que ça cesse, tu mérites carrément mieux , et on est tristes pour toi.

Par ailleurs, est-ce que tes autres collaboratrices se plaignent du manque d'efficacité et de compétences informatiques de celle-là ? Ont-elles l'impression qu'elle leur laisse tout le boulot ? ou bien est-ce seulement à TOI qu'elle le laisse ? Les autres réceptionnent les commandes directes ?

A mon avis, qui rejoint celui des autres intervenants, il faut que tu rédiges une procédure de réception des commandes, très détaillée (en notant toutes les manip à faire : "entrée" "entrée" "étoile" etc...), affichée à côté de l'ordi. Et aussi ce qu'on fait ensuite du BL : posé sur ton bureau ? rangé dans un classeur ? Noter dessus si les prix sont faits ou à faire. Tout ça noté très clairement. Idem pour les factures commerciales. Et préciser que cette procédure concerne tout le monde et que tu n'accepteras pas d'exception.

Comment t'entendais-tu avec elle(s) avant de reprendre l'officine ? bons rapports ? ou elle t'énervait déjà ?

Bon courage ma Lavrille, quand je pense à tous les volontaires bosseurs et motivés ici sur le forum qui rêvent de venir travailler avec toi, ça m'attriste que tu aies ce(s) boulet(s).

Message édité par : mariep / 19-02-2014 09:23

Bonjour Lavrille,
Si je peux me permettre, tes adjointes elles font quoi concrètement à part du comptoir?
Il existe des formations en management d'équipe ( je ne sais plus qui fait ça ), tu pourrais peut-être envoyer une de tes adjointes , la plus motivée pour faire avancer un peu tout le monde.
Il me semble qu'elles sont sensées aussi donner des directives aux prép., pour que le boulot soit fait .Vu que tu es présente dans ton officine, elles se sentiraient soutenues dans cette démarche .
C'est juste une idée comme ça, moi j'aurais pas supporté de voir ce présentoir lyso par terre pendant un mois ...

ce que je viens de lire est hallucinant!!!
lavrille , faites des fiches avec des procédures !! elles vont vous user!!!
je suis préparatrice depuis 3... et quelques années , (on ne compte plus)je fais tout pour être au top .
formations (au départ toute seule avec doc ,revues etc),
énergie +++
informatique (pour ne pas être larguée lors de remplacements)
et je me remets en question en permanence!!
les commandes sont rangées CORRECTEMENT quand je m'en vais.(un peu maniaque sur les bords)
j'ai de la rigueur pour gagner du temps et je peux vous assurer qu'une commande ne sera pas rangée sans avoir regarder les dates, les stocks etc..
et tout avec le sourire car rien que de savoir, d'imaginer un carton qui traînerait depuis 2mois comme ce carton de lysopaine...ça me rendrait acariâtre..
et quand on pense que nous sommes plus de temps au travail que chez nous !!

en clair; bonnes pratiques officinales+rigueur+solidarité entre collègues=
une officine dynamisée et dynamisante !!
;-)

Merci à tous, je suis à 100% d'accord avec vos messages et idées, ce matin j'ai déjà noté une procédure sur le cahier de liaison pour que chaque commande pointée soit réceptionnée à l'ordi, plus question de voir sur mon bureau un "OK-PAS en stock"on blabla fait une page entière pour bien détailler ce qu'il faut faire, donc on va voir.

Je vais tenter de répondre aux questions posées par les uns et les autres :

Avant de reprendre la pharma je m'entendais très bien avec tout le monde, et à l'heure actuelle je m'entends toujours bien avec tout le monde, mais je prends beaucoup sur moi.
Je pense que la prépa avec laquelle je me suis accroché hier se sent réellement débordée. En 30 ans on prend de vieilles habitudes, on ne se remet à priori pas tellement en question...

Avant que je reprenne c'était la grosse foirfouille dans cette pharma, toute poussiéreuse et pleine de mauvaise humeur. J'ai réussi à changer cela, grâce à la bonne entente générale et MON travail en ce qui concerne la réorganisation des rayons.

les assistantes? L'ancienne fait comptoir, et gestion des AT. Elle aide parfois au rangement du vigneté mais elle est tellement lente que le comptoir l'occupe à lui tout seul.
Ma petite nouvelle, pour l'instant j'en suis à lui montrer un peu tout, elle est à temps partiel donc ça prend du temps.

D'ici 1 an l'ancienne va partir en retraite donc je ne l'intègre pas au changement que je veux mettre en place, je la laisse "tranquille"

Les

Si l'ancienne prend sa retraite dans un an, c'est sur qu'elle ne va pas révolutionner ses méthodes de travail, ni celles des autres d'ailleurs.
Je pense que c'est la nouvelle qu'il faut bien former et petit à petit lui donner plus de responsabilités pour que tu puisses aussi te reposer sur elle si tu es amenée à t'absenter.

Peut-être que la préparatrice en question n'a pas forcément supporté le passage de lavrille de collègue à patronne et le fait payer... ou sinon sachant que tu es une patronne sympa, se dit que tu ne diras rien et testes tes limites ...

Sinon, demande à tes adjointes leur ressenti ?

bon courage en tout cas ;-)

Pavcha honnêtement je pense que tout le monde a très bien accepté que je reprenne la pharma (cela fait plus de 2 ans maintenant et c'est notre premier accrochage)
Non vraiment...c'est plus à mon avis une routine de vieille équipe en place depuis très très longtemps, jusqu'à ce que je reprenne on leur demandait de ranger (euh faut voir comment c'était rangé!!! Une vraie foirfouille je vous dis, aucune logique dans la para et il fallait surtout rien changer, ça perturbait sinon)
Elles se sont habituées à ce rythme tout mou et voilà.

Quand j'ai repris j'ai commencé tête dans le guidon, nous étions une personne de moins dans l'équipe (je n'ai licencié personne mais je n'ai pas remplacé le poste d'assistante que j'occupais)
J'étais tellement à fond au démarrage que je ne "surveillais" pas ce qu'elles faisaient, je les laissais continuer comme avant.
Et là au bout de 2 ans j'ai mes marques, et je me rends compte que je suis la seule à m'agiter dans tous les sens pendant que les autres continuent à leur rythme et ont le sentiment d'être au maxi :paf

Erreur de débutante peut être mais je ne m'avoue pas vaincue ;-)

Attention tout de même : ne confonds "aide-mémoire" et "procédures". Un aide mémoire peut être une annexe a une procédure mais ne commets pas l'erreur de l'appeler procédure.

Je crois qu'il faut que tu suives une formation AQ (ou ton adjointe) si tu veux que ça fonctionne.

Tu peux t'aider avec ce lien http://pf-mh.uvt.rnu.tn/319/1/Initiation_à_la_qualité.pdf

Je dis ça parceque le cahier de liaison n'est pas l'endroit idéal pour faire de la qualité ;-)

bonjour,

Chez nous , grosse équipe (15)
Dans un souci qualité tout un classeur procédures avait été mis en place par un stagiaire de 6* année e.
toutes situations envisagées et même quand la personne qui connait le mieux tel ou tel secteur est absente
la réponse est dans la "bible"
création de mut, factures particulières etc

il manque juste seulement le mode d'emploi managing :paf

c'est vrai que c'est tentant pour certains de laisser le boulot pour un ou une autre qui le fera sans doute...
idem si une est rapide au comptoir quand une autre papotera 1/4 h avec mme duschtroumf sans s'occuper de ceux qui attendent..

les réunions d'équipe c'est important (il y en avait dans mon ancien poste) et ce qui manque le plus actuellement.
mettre les choses au point surtout pour éviter les dérives en tout genre et dynamiser l'ensemble.
Impliquer l'ensemble de l'équipe sur la gestion , les difficultés et/ou la réussite de la
pharmacie.

Désolée, je n'ai pas lu toutes les réponses, alors peut -être que je vais faire doublon.

Pour ma part, j'ai profité d'un moment "préparation en cas d'inspection du travail ou de l'ordre" pour remettre tout à plat. Installée depuis 1 an et demi, je n'avais jamais préparé une éventuelle inspection. Check-up des badges, des issus de secours, des affichages obligatoires ET réalisation d'un tableau des tâches.

Cela faisait longtemps que ça me trottait dans la tête et que je voulais moi aussi déléguer toutes ces petites tâches qui me prennent beaucoup de temps et qui ne nécessite pas d'être titulaire. Le facing n'était jamais fait, personne ne prenait jamais l'initiative de remplir l'étagère de Doli....

Alors j'ai convoqué un midi ma grande équipe (2 préparateurs !) et j'ai vu avec eux ce qu'ils auraient comme tâche.

Tu y verras bêtement sur mon tableau :
réception commande grossiste - réception informatique - contrôle des prix - rangement : I et F
Agetip caisse : I
Agetip mut : F
Location : I
Inventaire tournant : F
Mise en rayon et Facing : I
Contrôle de la présence des étiquettes de prix : F
etc....

Et cela pour toutes les petites tâches de la pharmacie. Moi je m'occupe de faire un contrôle régulier : Franck, faites attention, on a un rejet mut qui se termine dans deux jours. Isabelle, pourriez-vous refaire le facing Biod....

A force, ils ont compris et tout roule plutôt bien.

C'est l'occasion de redire : une réception de commande, c'est du début à la fin. Quand on reçoit une commande directe, la PLV et les cartons, on les range... Etc.

Amicalement,

Emmanuelle.

Merci encore pour ces exemples et conseils.
Poussin merci pour ton lien, il est vrai que pour l'instant je n'ai que le cahier de liaison pour noter mes instructions par écrit.
Je trouve quand même dingue de devoir écrire une procédure pour par exemple décrocher le téléphone (cf ton lien) mais en effet, je dois régulièrement rappeler à toutes que "si le téléphone sonne c'est la personne qui ne sert pas un client qui répond en priorité" car parfois ça sonne 5 à 6 coups et personne ne bouge.
Le pire c'est parfois quand j'entends "je vais répondre mais ça va être encore pour vous" :-o

Maintenant, le fait de lister une procédure pour cela c'est bien, mais la suivront-elles je ne sais pas. Chacune est persuadée de faire une chose plus importante que les autres. (Pas un client, le téléphone sonne, personne ne décroche avant la 6e sonnerie)

Message édité par : lavrille / 20-02-2014 13:17

Effectivement, ça craint :-? Une des choses que l'on a faite, c'est de lister le "priorité des tâches". Comptoir/ validation commande/administratif/ Rangement/ glande :D
On s'est toutes mises d'accord que si par ex le téléphone sonne , celle qui répond est celle qui est en queue de peloton de la priorité des taches .
De même qu'on a exigé que l'on se présente en répondant.
Une exception , quelqu'un qui est en train de faire une preparation passe en tête lol, et ne doit pas être dérangée ou interrompre son travail.

Pour les procédures, si elles ne les suivent pas, tu devras mettre les points sur les I, c'est toi qui commande :D
Il faut aussi qu'elles comprennent l'interet. Pour une de mes collègues, ça a été compliqué au départ, elles trouvaient qu'on arrivait très bien à se débrouiller sans, et c'est la 1ère à s'en servir desormais car elle se rend compte qu'il y avait des choses qu'elle ne faisait jamais alors que maintenant on est toutes opérationnelles pour tout.
Je me répète, mais elles ne devraient pas avoir leur mot à dire, si tu décides d'imposer un fonctionnement, elles devront le suivre, meme si ça met du temps. Je ne comprends pas comment elles pourraient refuser d'apprendre à faire une facture, d'apprendre un renvoyer un périmé au grossiste, de savoir archiver les retraits de lots, de récuperer les bulletins d'analyse etc etc. Si elle ne montre aucune volonté pour être autonome, tu dois sévir. Entretien individuel et mise au point.

Bon courage en tout cas