Bonjour,
j'aurais aimé savoir si certains d'entre vous ont choisi la dématérialisation? J'ai été démarché par R*X-R****Y pour faire de la dématérialisation de factures, bulletins de salaires et autres documents. ça me tente bien mais je n'arrive pas à trouver d'infos à propos d'une éventuelle concurrence, sur les prix pratiqués etc..
donc si certains d'entre vous peuvent me faire part de leurs expériences, je suis preneuse!

Pour les factures, les labos le font mais toi tu dois les imprimer pour ton comptable.
En tous cas le mien ne veut pas en entendre parler.

Mon comptable commence à s'y intéresser, il va mettre ça en place je pense.

Je l'ai fait 6 mois avec mon ancien comptable pour les factures.
En ce qui me concerne, gros piège à con car je me suis retrouvé à scanner les factures à la place de mon comptable donc perte de temps non négligeable et 0 baisse de prix de sa part.
Pour que le scanner reconnaisse les factures, tu dois déjà séparer tes factures en fonction du nombre de pages (tu ne peux pas scanner une facture d'une page avec une facture de 2 pages). Et ensuite quand ça plante tu dois re-scanner tout le paquet de factures.
Il y a 2 intérêts à ce système mais il faut que tu soies concerné :
- 1 : le comptable baisse ses tarifs
- 2 : tu retournes souvent sur les factures pour vérifier des prix, des paiements... Dans ce cas, tu as tout en ligne et c'est plus rapide que de demander la copie de la facture au comptable

je pratique la dématérialisation, moins j'ai de paperasse, mieux c'est. Les factures partent par mail chez le comptable...
Bien sur il faut s'organiser avec le scanner mais c'est facile et rapide.

et donc, descours123, tu passes par une société avec location de logiciel, ou autrement? La societe R*X-R*Y me propose un contrat à 130 HT/mois. leur logiciel de reconnaissance a l'air tres bien fait, et je pense que ça apporte un sacré gain de temps, et de place par rapport à l'archivage et stockage des factures à l'ancienne!
mon but n'est pas de faciliter le boulot du comptable, mais de libérer de la place dans ma petite officine/maison.
C'est quand même un coût, mais j'en ai vraiment marre de l'accumulation de papiers..

@meloda : un conseil quand même, teste le système 1 ou 2 mois avant de t'engager sur le long terme. Car j'étais emballé par ce système au début mais c'est quand même chronophage et c'est ce qui m'a dégoûté en quelques mois. Pour être clair, aujourd'hui j'empile les factures dans un carton que je donne au comptable tous les mois. Passer 5-10 minutes tous les jours à scanner mes factures, je trouve cela trop chronophage mais je gère quasiment 200 labos en direct donc cela gérère pas mal de factures, avoirs...

Et valide ton installation avant car la connexion internet sécurisée proposée par LGPI n'était pas compatible. J'ai 2 connexions à la pharmacie donc je me suis débrouillé avec ma 2e connexion mais si tu dois prendre une connexion supplémentaire, prévois-le dans ton budget. De mémoire c'est l'IP fixe/dynamique qui posait problème

Je fais cela tout seul avec mon scanner ... Pas besoin de logiciel spécifique, ca me prend 20mn par mois (pcie d'un CA de 2M)
Le mieux est d'avoir un scanner avec chargeur et qui fait le recto-verso. Pour que ce soit rapide, je paramètre en 150 dpi sans couleur.
Je groupe dans un fichier pdf par labo et j'enregistre dans un dossier par mois. Le comptable est content, et quand je veux retrouver une facture c'est super rapide.

Il faut bien distinguer la simple numérisation des documents (on les scanne et les stocke tout bêtement sur un pc) de la dématérialisation, où les documents sont stockés dans un "coffre-fort électronique" et chiffrés. Ce coffre-fort peut être hébergé sur place sur un NAS par exemple, ou délocalisé chez un prestataire (éditeur LGO ou autre, prestation payante évidemment).

A mon avis on peut largement se contenter de la 1ere solution. Mon comptable m'a même proposé de m'offrir un scanner pour lui envoyer les factures au fil de l'eau, ça allège sa charge de travail.

Je scanne absolument toutes mes factures, ça me prend 50mn par mois (je les fais une par une j'avoue, car des fois y'a qu'une page et parfois 3-4) pour un mini-CA de 500k.
Depuis peu je délègue à mon assistante et ça me change la vie :-D

effectivement, mon comptable (kpmg) met a disposition un espace de stockage sur leurs serveurs, ou ils peuvent aller chercher les factures que l'on dépose. Je ne l'ai pas encore utilisé, ils n'ont pas l'air pressés de me le faire adopter.
Par contre il semblerai que seules les factures sauvegardées dans un format infalsifiable peuvent êtres gardées uniquement sous forme électronique. Pour les autres il est prudent de garder le papier.

Autre différence entre un scanner classique et les solutions de dématérialisation proposées par les comptables c'est que le scan est intelligent, il lit toutes les infos de la facture et permet un classement automatique et des recherches hyper complètes sur les contenus des factures. Bon ça ne fonctionne pas toujours à 100% mais le comptable corrige les erreurs avant l'archivage définitif.

pour cela je teste actuellement paperworks, un logiciel libre qui fait l'ocr et permet d'indexer les fichiers.
Évidemment les logiciels payants sont sûrement plus performants