Bonjour
Je souhaite réorganiser le travail dans mon officine mais je ne sais pas trop comment m'y prendre.
Mon équipe à part moi : une assistante, 2 prépas et 1 "rayonniste" que j'ai embauchée le mois dernier mais qui en fait sera apprentie à partir de juillet.
Petit tableau : assistante fait du comptoir, télétrans, gère les AT et la maison médicalisée (tout le monde se met aux ordos de la maison de retraite s'il y en a beaucoup)
Prépa 1 fait du comptoir, déballe commandes grossiste les range fait du remplissage vigneté
Prépa 2 fait du comptoir, déballe commandes grossiste les range et déballe les commandes para
Rayonniste déballe toutes les commandes les range fait du remplissage
Moi je fais comptoir, tous les prix, la compta, gestion des rejets, recyclages, commandes direct, j'agence toute la para et les comptoirs (je commence à former la rayonniste là dessus)

Bref je me démène je fais des bonds je cours partout et je vois mes 2 prépas cool bouboule donc j'ai décidé de réunir l'équipe, mettre les points sur les I mais de façon constructive pour que les choses soient plus équilibrées.

Prépa 1 est incapable de s'occuper de la para et n'en a pas envie et honnêtement elle est à 3 ans de la retraite, je ne vais pas user mon énergie là dessus.
Mes 2 prépas ont un mal fou avec l'informatique donc impossible de leur déléguer recyclages ou télétrans.

Le souci majeur c'est qu'on a visiblement toutes ce souci : on n'avance pas car on est tout le temps "dérangées" par les clients. Je mets des guillemets bien sûr, sans eux nous ne serions pas là ;-)
Autre souci il est hors de question pour moi de voir des clients faire la queue pendant qu'une personne de l'équipe est en train de faire autre chose.

Nous ne sommes pas en sous-effectif, 5 personnes temps plein (pour moi temps plus que plein je suis présente 6 jours sur 7 sauf un apres midi si personne n'est en congés.
2 prépas un peu molles et 2 autres personnes dynamiques et qui ont envie de s'investir

Idées, suggestions critiques je prends tout ce qui est constructif.
Planning déterminant qui fait quoi, personnes responsables de tel rayon je veux bien mais techniquement quand ça n'est pas fait et que pour seule réponse j'ai droit à un "j'ai pas eu le temps j'étais au comptoir" je fais quoi?? :paf
Merci à vous

Message édité par : Caducette / 22-04-2015 08:07

Nous on a chacun une journée prioritaire pour nos tâches de gestion
J ai bien dit prioritaire mais il n empêche que la première priorité c est le patient☺

Les AT et la maison de retraite, ça pourrait pas être géré par tes prépas ?
Comme ça tu libère du temps à ton adjointe qui pourra te soulager un peu au niveau des rejets...

Si tu as l'envie de déléguer et de répartir mieux la charge de travail, il faut que tu prennes le temps et les moyens.
La prépa 2 est jeune? je veux dire, elle va être là encore plusieurs années? Si c'est le cas, elle doit progresser et être à l'aise avec l'informatique. Ca me semble indispensable dans notre métier et encore plus dans les années à venir.
Que les préparatrices ne puissent pas faire les télétrans, ca me parait vraiment inconcevable. Fais une procédure là dessus, avec des choses simples "aller dans..." "cliquer sur ...." "ranger la feuille là....".

Pour la priorité de tache, oui je comprends le souci :-? On avait eu pareil à une époque, quand chacune etait à sa tache et qu'une personne rentrait, tout le monde attendait que l'autre y aille, se disant que son travail était prioritaire sur l'autre. On a tout simplement hierarchisé les priorités: La personne qui doit aller au coimptoir c'est dans l'ordre : Celle qui ne fait rien/celle qui fait du rangement (ouremplissage ou deballage)/ Celle qui fait de l'administratif/celle qui passe une commande/ celle qui fait une prepl

Pour tes commandes, n'y a t'il pas des gammes "simples" qui peuvent être gérées par les préparatrices? de l'orthopédie, une gamme para ? Pour les reassorts notamment?
Transferer les rejets vers l'adjointe peut etre, et la gestion de la maison de retraite vers les prepas?
Comment fonctionnez vous pour Les commandes génériques? Dans beaucoup de pharmacies, elles peuvent être gérées par l'adjointe.

Faire une réunion me parait une très bonne idée. De demander à chacune ce qui les interesserait, quelles seraient leurs évolutions souhaitées, comment envisage elle l'organisation idéale?

Essaye peut etre d'impliquer l'adjointe dans la nouvelle organisation, elle peut former les préparatrices à des nouvelles taches. Elle doit être le relai entre toi et elles, dans les deux sens bien sur. Par expérience, j'ai pu m'apercevoir que les préparatrices sont parfois plus à l'aise pour apprendre et recevoir des conseils de la part d'une autre salariée que du titulaire.
Avec un retour d'info de l'adjointe vers toi, et des bilans reguiliers sur les progrès ou les poins à améliorer.

Mais j'insiste sur le point de l'informatique. Elles se doivent d'y arriver, parce que sinon tu vas te retrouver avec toujours cette excuse de "je peux pas faire ça, je maitrise pas assez bien le logiciel/l'ordinateur/la souris" .
Et n'oublie pas que c'est toi la titulaire, c'est toi qui décide et qui doit manager tes collaborateurs et pas l'inverse ;)

Message édité par : Galienne / 22-04-2015 11:24

Merci pour vos réponses
Sinon concrètement, y a-t-il parmi vous des personnes dans une pharma du même type que la mienne (1 titulaire, 1 assistante, 2 prépas et 1 apprentie)et si oui y a-t-il une organisation très concrète, genre le lundi matin c'est Micheline qui fait la commande grossiste, Marcelle qui fait les cartons direct et Cunégonde la télétrans, avec Marcelle en priorité comptoir.
Le mardi etc etc

?

Bonjour Caducette,

J'ai le même type d'officine que toi ( avec une apprentie en moins ... ).
Mes préparatrices sont toutes 2 peu a l'aise avec l'informatique et la gestion de stock a été intégrée lors de mon arrivée, donc je ne te raconte pas les difficultés au quotidien ...

La priorité comme l'a dit Galienne c'est de cibler le profil de ton équipe: qu'est ce qu'elles aiment faire, qu'est ce qu'elles n'aiment pas , quelle évolution elles souhaitent ...
Moi je leur ai fait remplir un document avec pleins de question ( surtout pour apprendre à les connaitre au départ ), puis au bout d'un trimestre 1er point collectif (ce qui va et ce qui ne va pas) en leur laissant la parole ; puis un point individuel ( certaines parlent plus facilement quand elles sont seules avec toi) .

Essaie d'avoir un oeil objectif sur ton équipe , c'est pas facile car tu les connais peut etre depuis longtemps ...

Puis définir les tâches qui ne sont pas faites ou qui peuvent être améliorées.

Tout ca prend beaucoup de temps !!!!

J'en suis à la phase répartition aussi.
On pourra échanger la dessus si tu veux.

Bon courage , le management c'est pas évident !!

Moi je trouve qu'il est important qu'il y ait toujours au moins un pharmacien au comptoir. Sinon comment tu peux respecter le "contrôle actif" des dispensation ? Mais cette règle de base n'est souvent pas respectée...

Dans un monde parfait oui :-D
Idéalement chez nous, c'est un des deux pharmaciens qui va prioritairement au comptoir, mais quand les deux sont occupés (téléphone, rendez vous notamment..), ben il y a pas d'autres choix.
Pour les ordonnances compliquées, les préparatrices nous sollicitent sans souci. De plus, le controle des ordonnances est fait rapidement, au moins en fin de matinée et fin d'aprem, voire même au fur et à mesure quand c'est calme.

Pour ta question Caducette, je travaille dans une officine qui ressemble à la tienne (1 titu, 1 adjointe, 2 prep), et si au début, les preparatrices faisaient les commandes aléatoirement, depuis cette année, on a instauré un roulement "officiel", tel jour c'est l"une , telle jour l'autre, afin que personne se sente lésée et éviter les "j'ai l'impression que c'est toujours moi qui m'y colle" . Et celle fait la commande, fait la teletrans (qui doit prendre environ 30 secondes chez nous :D ) et le relevé frigo. L'autre fait le direct qui arrive dès 9h (orthopédie, contention notamment).
Par contre, pour les commandes directes autres, pour l'instant on fait en fonction des dispo de chacune, c'est aléatoire...

Hello
Je reviens faire un petit point avec vous...
Tout d'abord merci pour vos réponses
J'ai tout d'abord fait une réunion d'équipe pour expliquer le problème et qu'elles ne se sentent pas agressées sans comprendre d'où sort mon agacement.
J'ai ensuite, avec l'aide de mon assistante, élaboré un mini-planning pour dire clairement qui doit faire quoi tel jour de la semaine, avec les cases à cocher en fin de journée fait/non fait.
Comme je pouvais m'y attendre les personnes avec qui tout fonctionnait bien remplissent convenablement le tableau, les autres "oublient" mais.......chose nouvelles pour elles...........je prends le temps de surveiller ce qu'elles font et de revenir à la charge 10 fois s'il le faut pour qu'elles fassent ce qui est demandé.
Je m'explique : si Micheline est censée faire du remplissage aujourd'hui, je la laisse tranquille tant qu'elle sert des clients. Mais si je la croise dans la pharma en train de faire autre chose (je ne sais pas trop quoi d'ailleurs, elle donne toujours l'impression d'être occupée mais rien de concret n'est fait) je lui tombe dessus pour lui rappeler qu'aujourd'hui c'est remplissage pour elle.
Bref du fliquage tout simplement (avec celles qui en ont besoin). Celles qui sont autonome et font bien ce qu'elles ont à faire, je les laisse se gérer.

J'ai du mal à l'admettre car je ne fonctionne pas comme cela mais certaines personnes ont besoin qu'on leur donne des ordres (désolée, cela ne me plaît pas à moi-même, encore une fois).
Ca me stresse mais c'est comme ça, une personne en particulier en a besoin et c'est un rapport de force entre elle et moi mais elle va comprendre que ce n'est pas elle qui aura le dernier mot.

Donner des ordres c'est sécuriser le travail à faire.

Quelle autorité !! :-) Tu ne serais pas du genre à servir 10 clients au comptoire, pendant qu'elles sont toutes réunies devant la machine à café.

Chez nous c'est simple : c'est -20% sur la prime dès le deuxième rappel à l'ordre dans les 8 jours. J'avoue que ça file droit et que ceux qui nous la faisait en touriste sont partis d'eux même depuis longtemps. Chez nous personne ne refile son boulot à la copine ;-)

Message édité par : Jezek89 / 13-05-2015 20:19

Hihi non Jezek j'en rajoute un peu quand je dis 10 fois, je te rassure ;-)

Je comprends tout a fait Caducette ... j'ai un peu ca aussi à la maison.

Moi je m'abstiens de faire des remarques toutes les 5 min parce que des choses trainent depuis qq jours ... elles sentent je pense quand je suis agacée !

J'ai briefée mon assistante pour qu'elle essaie de motiver ses collègues pour que les choses soient faites, ca m'evite d'etre tjs derrière elle.
Moi j'arrive en dernier recours !!

J'ai l'impression qu'il en a vraiment qu'une préparatrice qui te pose souci dans l'équipe ...
Faudrait que tu analyses les raisons de son attitude (jemenfoutisme, manque de confiance en elle, a du mal a accepter l'autorité ...)
Selon son profil, tu pourras la rencontrer individuellement et en discuter avec elle.

C'est une idée .. Bon courage en tout cas !

En gros la méchante assistante fait le chien de berger et va mordre les pattes des brebis qui sont à la traîne, et toi tu es la gentille. ;-)

Jamais je ne mettrais mon assistante dans la mauvaise position de méchante envers ses collègues.... c'est à toi qu'appartient de fouetter les gens et personne d'autre ;-)
Elle va juste se mettre toute l'équipe à dos c'est super.

Argania j'ai des soucis avec 2 prépas mais pour des raisons différentes :
Une qui est à 3 ans de la retraite, n'a jamais touché à la para de sa vie, n'a jamais été formée sur le conseil et est une vraie truffe en informatique. Elle ne sait pas faire, et j'ai beau lui expliquer comment faire elle esquive au maxi.
L'autre c'est plus du je m'en foutisme, esprit fonctionnaire, fait son minimum légal et a plus d'initiative quand il s'agit de poser ses congés que quand il s'agit de faire les périmés.

Ca c'est du management moderne.... à la schlag. "Au bonheur des dames".....

Mais oui, j'ai un fouet avec des piques dans mon bureau, spécial saletés d'employés :-P

Brève de mon expérience :

_ Pourquoi vous ne faîtes pas cette action, ça simplifierai votre travail et serait bénéfique pour l'entreprise
_ Oui mais il y a une feuille de plus à remplir
_ La complétion de la consigne prend 30s pour 45min de gagnées sur votre travail
_ Tu sais on ne raisonne pas comme ça, si tu veux que ta consigne soit suivie ne nous laisse pas le choix. Oblige nous à la réaliser et on la fera
_ Mais je ne veux pas vous fliquer je veux vous investir dans le projet que vous y preniez part !
_ Ce n'est pas comme ça qu'on fonctionne...

J'étais sur le cul... Il semblerait que ça m'appartienne de fouetter des gens. Et c'est moderne :paf

Hé oui Homéopatik, c'est ce que j'ai découvert moi aussi.
Si je veux que certaines choses soient faites je dois dire à telle personne : tu fais ça maintenant. Si je me contente de dire : il y a ça à faire, la directive n'est pas assez claire, ni sur QUI doit la suivre ni QUAND cela doit être fait.

La difficulté de notre mission est justement de ne pas généraliser, mais de donner des ordres à celles qui ne comprennent que cela, et laisser plus de manoeuvre à celles qui prennent d'elles-mêmes des initiatives.
Le but étant que le travail soit fait, correctement, sans que certaines se tuent à la tâche pendant que d'autres tapent la causette

Message édité par : Caducette / 15-05-2015 13:57